余程のマニアではない限り、かなり役に立つ　|『アウトルック最速仕事術』森新

はじめに

突然ですが、私はメールというものが嫌いです。

仕事の内容では、諸々の個人的合理化を積み重ね、やり方を変え、順序を入れ替え、マクロを作り、自分の仕事量は上司には教えられない位減りました。

ただ、メールだけはそうなりづらいのです。

役員宛てだとそれなりの文面とデータ、部長（拠点長・支店長）には構えてはいるけどより要点が伝わるシンプルなように。直属の上司だとブレットでも直接入力でもどちらかというとフリーフォーマット。

つまり、メールの打ち方や作り方に決まったやり方が作りづらいのです。結果一通のメールに1時間くらいも使ったりとかあったりで・・・。

本書の売り

どうにかならないかということで手に取ったのが本書。

本書のポイントは個人的には2点で、

アーカイブフォルダ作成、受信フォルダのTodo化
Outlookでのショートカットの多用化でマウス使用（及び移動）時間を削減

という所だと思います。

換言すると、Outlookの機能を十分に理解し活用することで、不要作業を減らし時短をしようというものです。

アーカイブ化実行：メンテ時間は削減、他は検証中

さて本書で絶賛されているのでアーカイブ化、実行してみました。

で、やってみた実感としては、確かにメンテナンス時間は削減されたと思います。これまで多くのフォルダを分け、多くの振り分けルールを作り、人の出入りに応じてルールを変更するなど結構面倒でした。

あとはメールをよく見るようにはなりました。これはメールに時間を取られる方向の要素ですが、状況を理解しておく上では良いことだと思います。

以前は、ああ年下君がやってるなあというCC案件は未読のままでエイっとDrag/Dropで別フォルダに移動し、そのまま放置というメールが大量にありました。

今回のアーカイブ化導入で要否を確認したうえでアーカイブフォルダに移動させるようにしたので、自然とよく読むようになった次第です。

ショートカットは暗記しましょう

次に、ショートカットの導入について。これは、Excel使用時に多くの方が覚えるかと思います。マウスを極力使用しないことに激しく同意するものなので、皆さん覚えましょう。

掲載ショートカットで私が気に行っているのがCTRL+Eで検索窓に飛ぶ奴ですかね。これはいつもマウスでクリックして移動していたので大分時間削減感があります。

他にも幾つか面白いショートカットがありましたが、ただ私は個人的にALTを使用したものを覚えており、ここから卒業するのに時間がかかりそう。

例えばメール送信はALT+S、送信者にメール返信はALT+H+RP、全員に返信はALT+H+RA。ALTを使用すると下線でハイライトしている文字を押下すればいいので明示的なのです。手数は多いけど。また押下キーもRAって多分Reply All だろうし、RPはReply Personnelなのかなあとか。分かりやすくない？。

個人的にはALT使用ショートカットから1タッチ削減するのが今後の目標です。